Cod de conduită
- Ce reprezintă o conduită corectă?
- Angajamentul etic
- Standardele de lucru în comun
- Integritatea afacerii
- Responsabilitatea socială
- Proceduri de conformare, renunțări și modificări
I. Ce reprezintă o conduită corectă?
Grupul Rotec dezvoltă relații de afaceri cu o varietate de persoane și organizații care sunt foarte importante pentru buna desfășurare a afacerilor sale. Imaginea Grupului, ca organizație, depinde de maniera în care angajații săi se comportă în mediul de afaceri. Nu există substitut pentru integritatea personală și deciziile întemeiate. Când angajații Grupului întâmpină o situație dificilă, trebuie să ia în considerare următoarele întrebări:
- Acțiunea sau decizia mea este legală?
- Se supune ea valorilor şi politicilor Grupului?
- Este corectă și nu intră în conflict cu interese personale?
- Ar putea decizia mea să reziste cu succes opiniei publice? Cum ar arăta în presă?
- Va proteja decizia sau acțiunea mea reputația Grupului și/sau a entităților sale ca organizație cu standarde etice înalte?
Dacă răspunsul la fiecare dintre aceste întrebări este “da”, acțiunea sau decizia bazată pe principiile de conduită de mai sus este, cu siguranță, cea corectă. Dacă nu sunteți sigur, întrebați și continuați să puneți întrebări până când sunteți sigur!
II. Angajamentul etic al grupului
Orientarea spre calitate
Angajamentul Grupului pentru asigurarea calității serviciilor reprezintă centrul activității sale. Pentru a atinge cele mai înalte standarde, Grupul va desfășura în mod constant activități pentru îmbunătățirea structurilor și proceselor în beneficiul clienților săi. Această orientare spre calitate se aplică produselor, serviciilor și managementului, precum și conduitei profesionale a angajaților săi.
Satisfacerea Clienților
Prioritatea Grupului este satisfacerea nevoilor clienților, având în vedere că succesul acestora garantează propriul sau succes. Activitățile Grupului sunt guvernate de informațiile privind cerințele clienților săi și ale pieței. Include și își concentrează atenția pe orientarea spre client în toate procesele de activitate, proiectele și relațiile sale de afaceri.
Știm că evaluarea serviciilor Grupului este făcută prin performanță etică, socială și de mediu precum și, la fel de important, prin calitatea serviciilor. De asemenea, Grupul depune toate diligențele pentru a avea cele mai bune practici în toate aceste sectoare de activitate, în scopul garantării încrederii clienților.
Legislația și standardele etice
Urmărind formarea și creșterea valorilor sale corporative, Grupul își canalizează eforturile pentru o dezvoltare durabilă a activității sale pe baza a trei principii: performanță economică, responsabilitate socială și grija față de mediul înconjurător. Va onora interesele diverse ale clienților săi, ale angajaților și partenerilor de afaceri cu integritate, imparțialitate și onestitate. Grupul își dorește excelență atât în afaceri, cât și în conduita etică.
În toate activităţile sale, Grupul Rotec va respecta legislația națională și internațională în vigoare
Grupul se va ghida după principiile stabilite la nivelul Uniunii Europene. Respectă Drepturile Omului în sfera sa de influență și își desfășoară activitatea de afaceri într-o manieră care să ii confere statutul de angajator ideal.
Transparența
Grupul se angajează într-o atitudine deschisă în relațiile cu partenerii săi. Transparența și onestitatea vor fi principiile călăuzitoare în toate activitățile sale de comunicare internă și externă. Publicul va avea acces la informații cu privire la entitățile sale, care sunt solicitate sau recomandate în conformitate cu standardele de guvernare recunoscute pe plan național și internațional.
Standarde contabile și de raportare
Pentru o corectă luare a deciziilor, Grupul Rotec se bazează pe autenticitatea și acuratețea înregistrărilor financiar-contabile.
Este de importanță majoră ca înregistrările cu privire la datele financiare și contabile să fie protejate. Toate tranzacțiile trebuie să se reflecte cu acuratețe în conturi, în conformitate cu procedurile și standardele de audit stabilite. Înregistrările contabile vor reflecta și descrie natura tranzacțiilor înregistrate de la bază.
Combaterea spălării banilor și evaziunii fiscale
Grupul se conformează cu strictețe legislației și regulamentelor destinate combaterii activităților de spălare a banilor și/sau de evaziune fiscală. Aceste activități includ regulile și regulamentele care solicită raportarea tranzacțiilor monetare cu persoane sub interdicție.
III. Standardele noastre de lucru în comun
Responsabilitatea individuală și implicarea
Abilitățile și implicarea angajaților reprezintă cele mai importante valori ale Grupului Rotec. Grupul așteaptă ca angajații săi să își administreze activitatea într-o manieră corectă și să accepte responsabilitatea individuală. Se străduie să îi implice pe angajații săi în proiecte și în cadrul proceselor decizionale, pentru a atinge obiectivele sale comune cu responsabilitate și angajament.
Respectul reciproc și deschiderea
Toate relațiile dintre administratori, directori și angajații de la toate nivelurile se vor desfășura în baza respectului reciproc, deschiderii, onestității și spiritului de încredere și cooperare.
Grupul oferă și se așteaptă să primească un răspuns și să comunice activ și sincer cu fiecare angajat. Își dorește o dezbatere sinceră și corectă și caută opinii diferite. Își motivează angajații să se exprime prompt și să își expună ideile și problemele.
Spiritul de echipă este declanșat de o atitudine deschisă/sinceră. De aceea, Grupul sprijină politica “ușilor deschise” și a inițiativelor de comunicare, precum și schimbul de informații.
Diversitate și discriminare
Grupul Rotec consideră diversitatea ca un principiu călăuzitor al politicii sale de personal, în scopul atingerii celui mai înalt grad de productivitate, creativitate și eficiență.
Abilitățile, performanța și conduită etică vor fi singurii indicatori pentru evaluarea angajatului. Nu va exercita și nu va tolera discriminarea cu privire la sex, rasa, religie, vârstă, dizabilități, orientare sexuală, origine etnică sau alte caracteristici protejate prin lege.
Fiecare angajat trebuie să contribuie la crearea unui mediu de lucru bazat pe respect, care împiedică orice manifestare de hărțuire, inclusiv hărțuirea la locul de muncă, avansurile sexuale nedorite, contact fizic nedorit, propuneri sau un mediu de lucru otrăvit de glume cu caracter ofensator, cuvinte sau comentarii umilitoare.
Managementul Sănătății
Angajații Grupului merită un loc de muncă sigur și un mediu sănătos. Grupul se angajează să respecte legislația privind securitatea și sănătatea în muncă.
Depune toate eforturile pentru a asigura un climat de confort fizic și psihologic angajaților săi. Scopul Grupului este atât reducerea îmbolnăvirilor, cât și reducerea ratei accidentelor. Promovează grija față de sănătate ca un element cheie în susținerea productivității și a calității serviciilor.
Politicile de Sănătate și Securitate în Muncă, active în toate locurile de muncă, includ interzicerea drogurilor și/sau a substanțelor ilegale. Sunt interzise, de asemenea, orice fel de violență sau atac la locul de muncă, inclusiv atitudinile de amenințare și intimidare.
Proprietatea Grupului
Este interzisă utilizarea în scop personal a bunurilor ce sunt proprietatea Grupului, inclusiv forța de muncă, echipamente, clădiri sau alte bunuri, cu excepția cazurilor în care o astfel de utilizare este permisă pe baza de contract. Fiecare angajat are responsabilitatea de a proteja și de a utiliza în mod corespunzător bunurile ce sunt proprietatea Grupului Rotec.
Proprietatea intelectuală reprezintă un bun de valoare și trebuie protejat de o utilizare neautorizată sau de divulgare. Proprietatea intelectuală include secrete comerciale, informații confidențiale, drepturi de autor, mărci, logo-uri, precum și liste de clienți, oportunități de afaceri, specificații de produs, fie deținute de Grup sau de partenerii săi de afaceri.
Proceduri Juridice
Angajații trebuie să evite activitățile care implică sau care duc la implicarea Grupului Rotec sau a angajaților săi în practici ilegale, inclusiv angajarea personalului sau utilizarea bunurilor altei companii pentru câștiguri ilicite. Procesele, procedurile judiciare și investigațiile cu privire la Grup trebuie desfășurate cu rapiditate și în mod corespunzător pentru a proteja și apăra Grupul. Angajații care sunt amenințați de un proces sau altă procedură juridică, sau care sunt în stare de urmărire într-o chestiune legată de activitatea lor, au obligația să contacteze imediat Compartimentul Juridic al Grupului.
IV. Integritatea afacerilor Grupului
Încrederea Acționarilor
Conducerea Grupului recunoaște necesitatea unui management sănătos și transparent, cu scopul de a menține încrederea acționarilor și a investitorilor.
Dialogul cu partenerii de afaceri
Grupul se angajează să dialogheze și să interacționeze cu partenerii de afaceri cu care intră în contact sau în cooperare. Împărtășește principiile de comportament etic, angajamente sociale și respect pentru mediul înconjurător cu furnizorii, sub-contractorii, agenții și consultanții săi. Va comunica principiile sale partenerilor de afaceri și îi va motiva să adere la aceleaşi standarde ca şi angajații săi.
Conflicte de interese
Grupul solicită tuturor administratorilor, directorilor și angajaților să mențină înaltele standarde etice în rezolvarea conflictelor de interes. Vor evita toate relațiile neadecvate cu persoanele sau firmele cu care își desfășoară activitatea. În cazul unor relații îndoielnice, cum ar fi afinități, parteneriate, participări sau interese în afacerile partenerilor, angajații sunt rugați să înștiințeze șeful direct cu privire la o asemenea împrejurare.
Concurența loială
Grupul este deschis concurenței loiale și liberei inițiative. Activitatea Grupului Rotec trebuie condusă numai pe baza concurenței deschise. Va angaja furnizori, agenți sau alți intermediari numai în baza evaluării corecte. Managementul Grupului este obligat prin lege să ia hotărâri de afaceri în bunul interes al entităților acestuia, independent de orice acorduri sau înțelegeri cu competitorul. Ca urmare a acestui fapt, Grupul și angajații săi vor evita orice comportament care violează sau poate viola legile concurenței loiale.
Mita și corupția
Grupul crede că excelența serviciilor sale este cheia succesului activității. De aceea, va trata clienții, furnizorii și agențiile guvernamentale într-o manieră directă și în concordanță cu standardele împotriva corupției și a mitei, așa cum sunt stipulate în legislația națională și internațională. Acest lucru privește orice tranzacție care poate apărea ca fiind aranjată în vederea acordării de concesii sau beneficii.
Cadouri și beneficii
Angajații Grupului nu vor solicita servicii, cadouri sau beneficii din partea clienților sau a furnizorilor care să influențeze sau să pară că influențează comportamentul angajaților în reprezentarea companiei. Pot fi schimbate cadouri la un nivel care să nu depășească regulile locale de politețe, în concordanță cu practicile etice de afaceri și cu legile aplicabile. În situația în care au îndoieli cu privire la această chestiune, angajații vor consulta șefii direcți sau Compartimentul Resurse Umane.
Protecția datelor
Angajații Grupului nu vor dezvălui informații necunoscute de către publicul larg în scopul câștigului personal sau al beneficiului oricărei persoane din cadrul Grupului. Aceste informații pot include date tehnice, comerciale, financiare, operaționale, informații referitoare la clienți sau alte date cu privire la activitatea Grupului, activitățile operaționale și planurile de viitor. Angajații vor adera la legislația relevantă și la legislația cu privire la datele personale. Prelucrarea datelor cu caracter privat ale persoanelor fizice sau, dacă este cazul, ale persoanelor juridice, trebuie să aibă baze legitime, în acord cu legislația aplicabilă.
V. Responsabilitatea socială a Grupului
Comunitățile
Grupul se angajează să sprijine comunitatea în care lucrează și recunoaște nevoia de a contribui la bunăstarea acesteia prin know-how-ul și calitățile profesionale ale angajaților săi. Respectul, înțelegerea reciprocă și tratarea chestiunilor esențiale este de maximă importanță pentru Grup, întrucât consolidează încrederea și credibilitatea sa în mediul în care își desfășoară activitatea.
Mediul înconjurător
Grupul conștientizează impactul activității sale asupra mediului și se străduie să îmbunătățească sistemul de urmărire prin măsuri preventive și prin folosirea tehnologiei, fără a afecta mediul înconjurător. Regulat, evaluează și monitorizează impactul asupra mediului înconjurător. Prin identificarea și administrarea inițiativelor ecologice, se străduie să acorde sprijin îmbunătățirii constante a activității de mediu și să sporească eficacitatea resurselor. Acestea includ auditul de mediu și managementul riscului. Dorește să măsoare procesele și serviciile sale cu cele mai înalte standarde. Standardele de mediu, internaționale și naționale – cum ar fi ISO 9001 care reprezintă principiul după care se ghidează.
VI. Proceduri de conformare, renunțări și modificări
Grupul recunoaște faptul că angajații săi pot să aibă nevoie de asistență în înțelegerea politicilor sale, în luarea hotărârilor importante pentru a ajuta Grupul să se ridice la nivelul Codului de Conduită. Există câteva opțiuni de luat în considerare pentru angajații Grupului atunci când întâmpină probleme privind conduita personală sau a altor reprezentanți:
- consultarea șefului direct;
- discuții cu Șeful Resurselor Umane;
- consultarea Compartimentului Juridic.
Raportarea unei încălcări a Codului
Dacă un membru al Grupului observă o încălcare a Codului de Conduită, este încurajat să folosească unul din contactele menționate anterior. Pot, de asemenea, să folosească telefonul sau serviciile web. Totuși, țineți cont că linia de telefon și serviciile web trebuie folosite doar pentru a raporta nereguli referitoare la:
- corectitudinea raportărilor financiar-contabile;
- fraude;
- spălarea banilor;
- proprietățile companiei;
• mită și corupție;
• facilitarea incorectă a unor plăți către furnizori;
• cadouri și beneficii;
Ca urmare a faptului ca Grupul dorește un mediu deschis, bazat pe încredere și corectitudine, recomandă angajaților săi ca atunci când raportează încălcarea prevederilor acestui Cod să își decline numele și funcția.
Precizăm că vor fi luate în calcul și raportările anonime.
Pentru verificarea informațiilor și luarea eventualelor măsuri ce se impun, managementul entităților ce compun Grupul vor declanșa investigații. Rezultatele investigațiilor vor fi confidențiale și aplicate în conformitate cu legislația in domeniu.
Nici un angajat nu va avea de suferit dacă raportarea unor încălcări, chiar neadevărate, a fost făcută cu bună credință.
Angajații Grupului care au încălcat prevederile prezentului Cod de Conduită vor suferi măsurile disciplinare adecvate, în funcție de gravitatea faptei/acțiunii lor.
Derogări de la prezentul Cod de Conduită nu poate să dea decât Consiliul Consultativ al Grupului.
